Политика на снабдяване

І. ПОЛИТИКА  НА СНАБДЯВАНЕ

1. Професионализъм в процеса на снабдяване

Целта на снабдяването е да гарантира, че БТК АД и нейните поделения ще бъдат снабдявани със стоки и услуги навреме, доставките ще бъдат правени до правилното място, при най-добрите търговски условия, на най-доброто качество, в точното количество, според изискванията на бизнеса, като това става чрез изграждане на връзки с доставчиците и чрез управление на представянето на снабдяването, и според принципите на корпоративната социална отговорност. Служителите в снабдяването трябва да поддържат положението на БТК АД като надежден клиент, който е обективен и справедлив. Ранното включване на снабдяване и навременно подаване на заявка е необходимо за гарантиране ефективност и ефикасност на функцията снабдяване.

1.1. Принципи

А. Разпределение на задълженията

- всеки член на екипа на Снабдяването отговаря за определена област на снабдяване, за да става все по-добре запознат с пазара и все по-уверен в сътрудничеството с доставчиците.

Б.  Разделение на правата

- Заявка и нейното потвърждение/одобрение (Заявител)

- Оценка на цената, качеството и изискванията (Снабдяване)

- Процедура за получаване на стоки в съответствие с Поръчките за доставка, и входящата логистика (Логистика)

- Процедура за финансовите документи и контрол на плащанията (Финанси)

В. Принцип на контрол "четири очи"

- един човек не може самостоятелно да избира доставчици

- един човек не може самостоятелно да издава поръчки за доставка или договори  

- един човек не може самостоятелно да оценява представянето на доставчиците

- един човек не може самостоятелно да оценява постигнатите икономии и резултати

Г. Прозрачност на процесите и конфиденциалност

- Ясни правила и процедури трябва да се съставят за всяка стъпка от процеса на снабдяване.

- Конкретни цели и оценка на резултатите - целите трябва да се поставят ясно и въз основа на извършените до момента сделки и получените търговските условия

- Конфиденциалност - данните за всяка сделка на БТК АД, са поверителни. Никакви данни по отношение на цени, отстъпки, начини на плащане не бива да се разкриват пред вътрешни лица в БТК АД, с изключение на функционални директори, или пред трети страни преди приключване на тръжната процедура по време на процеса на оценка на офертите, освен ако не е разпоредено от главен изпълнителен директор. След възлагането на поръчка/договор, решенията са отворени за вътрешните клиенти при условията на търговска поверителност на принципа „ако има нужда да се знае".

Д. Развитие на функцията „снабдяване"

• Персоналът в снабдяването трябва постоянно да подобрява своя начин на работа чрез:

- оптимизиране броя на рамковите споразумения

- увеличаване на стандартизирането на изискванията

- пълноценно оползотворяване на системата за фирмено планиране на ресурсите (ERP системата)

- опростяване и актуализиране на съществуващите процедури

- гарантиране на прозрачност и високи етични норми.

- покриване и пре-покриване на изискванията на вътрешните клиенти. Работа на принципа на доставка според приоритетите на проектите

- обмен на информация и работа в екип - цялата информация, отнасяща се до процеса на снабдяване, трябва да се осигурява своевременно и с необходимите подробности. Всички подробности по доставката трябва да се съобщават на вътрешните клиенти и складовите служители

• Развитие на персонала:

- регулярно провеждане на анализ на необходимостта от обучение и оценка на представянето

- провеждане на обучения, професионални обучения, обогатяване на експертните знания в съответната сфера на снабдяване и други подобряващи компетенциите и умениите на персонала инициативи

• Развитие на отношенията с доставчиците:

- снабдяване трябва да осигурява надеждна оценка на представянето на доставчиците и да разработва съответстваща стратегия за управление на доставчиците

- въвеждане на система за управление на доставчиците

2. Избор на доставчици

Снабдяването на БТК АД следва принципа на конкурентността. Според Политиката на снабдяване БТК АД кани поне 3 надеждни доставчици (от предварително одобрен списък, или по друг начин) за всички доставки над 10 000 лева.

А. Основни критерии

Преди възлагане на Поръчка за доставка се вземат предвид следните критерии:

• Техническа съвместимост/качество
• Възможности за производство/доставка и възможности за обслужване/поддръжка
• Ценови условия
• Съответствие с действащото законодателство
• Финансова стабилност на доставчика
• Иновации
• Изисквания, свързани със здравето, околната среда и безопасността

Б. Специфични  критерии

Тези критерии имат доминиращи функции над основните критерии и се използват за оценка на специфични за проекта изисквания.

3. Отношения с доставчиците

Отношенията с доставчиците следва да се основават на взаимно уважение, стриктно спазване на корпоративната етика и почтеност. БТК АД се отнася към всички доставчици равностойно и безпристрастно.

Тръжните процедури имат за цел да включват онези доставчици, чиито изделия или услуги са счетени за приемливи за БТК АД. БТК АД цели създаването на дългосрочни отношения с доставчиците и постоянно следи представянето на доставчиците и развитието на пазара, за да гарантира устойчивост на снабдяването. Регулярно трябва да се прави официална оценка на доставчиците. Където е възможно, трябва да се търсят два или три източника на доставка.

4. Етика

БТК АД изисква най-високите етични норми от своите служители и доставчици. Никой служител на БТК АД не може да има личен интерес от даден доставчик.

• Не се позволява получаването на никакви възнаграждения от доставчиците. Забранява се получаването на рекламни материали или подаръци от доставчик, ако надвишават 50 лв на годишна база. Всички видове подобни инициативи, предложени от доставчик трябва да се докладват от служителя на неговия мениджър.

• Конфликтите на интерес или потенциалните такива трябва да се избягват, когато е възможно. Когато такива са налице или възникнат, те трябва да се обявяват пред ръководителя на лицето, участващо в дейността по снабдяване.
  

• Всички данни за споразуменията на БТК АД се считат за собственост на БТК АД и не може да се ползват за лично облагодетелстване.

• Всяка информация, давана на доставчиците, трябва да бъде точна и изчерпателно предоставена от отговорния за транзакцията служител от снабдяване.

• Всички сделки трябва да бъдат в съответствие с действащото законодателство и вътрешните правила на БТК АД.
• Всеки доставчик, който има причина да смята че БТК АД не действа според горе описаните правила се насърчава да подаде оплакване към отдел вътрешен одит на БТК АД, който отдел действа независимо от БТК АД и рапортува директно на Борда на директорите на БТК АД.
• Всеки доставчик или посредник, към който е отправено предложение от служител на БТК АД за неетично бизнес поведение, се насърчава да информира отдел вътрешен одит на БТК АД. Поверителността на тази информация е гарантирана и това в никакъв случай няма да повлияе на отношенията между БТК АД и доставчика.
  
  

5. Синхронизиране на процеса на снабдяване със системата за управление на ресурсите (САП)

Всички процеси в САП трябва да бъдат съобразени с процесите описани в настоящата процедура на снабдяване. Снабдяване трябва да оптимизира системата за управление на ресурсите и да съобрзи приетите практики с най-добрите стандарти.